گزارشی از اجرای برنامه جامع تعمیر و نگهداری (PM) دانشگاه کاشان

آقای مهندس رضوانی سلام و عرض ادب؛

به عنوان سوال اول بفرمائید، سامانه جامع تعمیر و نگهداری دانشگاه کاشان (PM) چه موانعی را از سر راه خدمات تعمیراتی و تاسیساتی دانشگاه کاشان برداشته است؟ و قبل از راه اندازی این سامانه، درخواست کالا و یا خدمات به چه صورت بوده است و چه مشکلاتی را به همراه داشته است؟

• قبل از اجرای برنامه جامع تعمیر و نگهداری دانشگاه کاشان ، روند کارهای تعمیراتی/ تاسیساتی دانشگاه ( به غیر از موتورخانه ها) به این صورت بود که تمامی کارکنان با مذاکره تلفنی با دفتر تاسیسات و یا صحبت حضوری با نیروهای تاسیسات نسبت به اعلام درخواست خود اقدام کرده و خواستار حل مشکل می‌شدند. ثبت درخواست ها به صورت سنتی در یک دفتر انجام می‌گرفت که امکان گزارش گیری (اعم از گزارش کارها/ مصرف قطعات/ روند کارها و ...) وجود نداشت ضمن اینکه در بسیاری از موارد کار مستقیما به نیروی تاسیسات به صورت شفاهی ابلاغ می‌شد و دفتر تاسیسات یا مهندسان ناظر اصلا در جریان کارانجام شده نبودند. به صورت خلاصه مشکلات سیستم قبل به شرح ذیل بود :

• عدم امکان گزارش گیری و جستجو یا پیگیری درخواستهای کارکنان
• تاخیر در انجام کارها / مشخص نبودن روند انجام کار
• عدم هماهنگی میان نیروهای تاسیسات و دفتر تاسیسات و مهندسین ناظر
• عدم وجود کنترل و نظارت بر مصرف قطعات
• عدم اطلاع دفتر فنی از انجام برخی از کارها
• فراموش شدن برخی از کارها به دلایل مختلف (نبود جنس/ مشخص نبودن محل قطعات تعمیراتی )
• عدم کنترل و نظارت کافی بر عملکرد نیروهای تاسیسات

اگر در یک نگاه کلی بررسی کنیم ، راه اندازی سامانه جامع تعمیر و نگهداری دانشگاه کاشان (PM) چه محاسنی را برای دانشگاه، اساتید و کارمندان به همراه دارد؟

• با پیگیری های متعدد چندین ساله نهایتا با عقد قرارداد با شرکت سرو رایان (مستقر در پارک علم و فناوری دانشگاه) و مشارکت مرکز کامپیوتر دانشگاه (ایجاد افزونه ارتباطی در سامانه پویا) از 4 سال پیش برنامه جامع تعمیر و نگهداری استارت زده شد . در ابتدا  برنامه مشکلات زیادی داشت و منطبق با خواسته های مورد نیاز دانشگاه نبود که به تتدریج مشکلات مذکور حل شده و سرانجام در تابستان 1402 به صورت آزمایشی ( چند بلو ک خوابگاهی ) و در مهر ماه 1402 در کل دانشگاه شروع به کار کرد . در طول این مدت در ابتدا با همکاری آقای مهندس باقی  و در ادامه با کمک آقای مهندس کامران منش حدود 118 نقشه از اماکن دانشگاه ( ساختمان ها / سوله ها / محوطه / فضای سبز و ...) تهیه شد و همچنین اطلاعات لازم برای کاربرد در سامانه جمع آوری شد . همچنین نسبت به شماره گذاری اتاق ها اقدام گردید. با راه اندازی این برنامه امکان کنترل و نظارت بیشتر و دقیق تر بر روی کارهای تاسیساتی دانشگاه فراهم گردید به طور خلاصه برنامه محاسن و امکانات زیر  را به همراه دارد:

•  امکان دریافت انواع گزارش ها ( کارکرد نیروها/ درخواست ها / قطعات مصرفی / کارهای انجام نشده و... به صورت هفتگی / ماهانه و سالانه )
• شفافیت روند کار از درخواست و طرح موضوع تا انجام آن توسط نیروهای تاسیسات
• کنترل و نظارت بیشتر بر روی قطعات مصرفی
• کنترل بیشتر بر عملکرد نیروهای تاسیسات
• اشراف کامل بر اجرای کارهای تعمیراتی دانشگاه
• بررسی و پیگیری مشکلات موجود با تحلیل گزارش های خروجی از نرم افزار
• قابلیت پیگیری و بررسی درخواست به سهولت توسط افراد با دسترسی های مختلف جهت انجام شدن امور ( خرید قطعات / بررسی تخصصی برخی از مشکلات / ساماندهی برنامه تعمیر قطعات و ....)
• صرفه جویی در وقت و تمرکز دفتر تاسیسات بر روی کارهای اجرایی به جای کارهای ثبت و پاسخ دهی تلفنی

  در رابطه با نگهداری از موتورخانه ها هم نرم افزار قابلیت تولید دستور کارهای دوره ایی مرتبط را دارد لیکن به دلیل کمبود نیرو ، فعلا از این قابلیت استفاده نمی‌شود و نگهداری از موتورخانه ها توسط تیمی از نیروهای تاسیسات به صورت مرتب انجام می‌گردد.

علی رغم آموزش های بسیار زیادی که به اساتید و کارمندان و همچنین کارگران محترم تاسیسات برای استفاده از سامانه جامع تعمیر و نگهداری دانشگاه کاشان (PM) داده شده است، لطف بفرمائید توضیحات مختصری را جهت استفاده بهتر از این سامانه ارائه نمائید.

 علی رغم آموزش های قبلی هنوز برخی از همکاران در رابطه با این سامانه مشکل دارند در اینجا لازم است توضیحاتی در رابطه با نحوه درخواست دهی در سامانه  گفته شود :

1. پس از ورود به حساب کاربری خود در سامانه پویا (https://pooya.kashanu.ac.ir/gateway) از قسمت فناوری اطلاعات یا سایر وارد زیر گزینه سامانه تعمیر و نگهداری شده و بر روی لیست درخواست ها کلیک نمایید.(تمامی کاکنان دارای شناسه و رمز عبور در سامانه پویا بوده که میتوانند از مرکز فناوری اطلاعات دانشگاه نسبت به دریافت آن اقدام کنند یا از طریق دولت من وارد سامانه شوند ) (فایل پاورپوینت آموزشی قبلی)
2. با زدن کلید درخواست جدید صفحه زیر باز می‌گردد:

همکاران در این قسمت مشکلاتی دارند که می‌بایست به صورت زیر اقدام کنند :

• ابتدا مکان اصلی مورد نظر خود را انتخاب کنند(تایپ نکنید) و صبر کنند تا نقشه آن بارگذاری شود.
• سپس زیر مکان خود را انتخاب کنند ( دقت کنید تایپ نکنید باید از زیر مکان ها انتخاب کنید).برای اتاق های همکاران کافی است شماره ثبت شده روی درب اتاق خود را وارد کنند تا سامانه نام کامل آن را بیاورد سپس آن را انتخاب کنند . همکاران دقت نمایند هر چه مکان مورد نظر واقعی تر باشد، گزارشهای آتی نرم افزار دقیقتر خواهد بود بنابراین از ثبت مکانی غیر واقعی خودداری کرده و مکان واقعی مشکل مورد نظر را وارد کنید . برای مکان های عمومی مثل راهرو ها و ... از نقشه ها و فایل اکسل پیوست می‌توانید استفاده کنید.
• بعد از دو مرحله قبل مشکل تاسیساتی را تایپ کنید .
• در نهایت شماره تماس خود را جهت پیگیری های بعدی دفتر تاسیسات وارد کنید و کلید ذخیره را فشار دهید.
• دقت کنید با توجه به ورودی های بالای سامانه ذخیره درخواست ها با کندی صورت می‌گیرد لذا پس از کلیک کلید ذخیره صبر کنید تا درخواست شما با موفقیت ثبت گردد.( در صورتیکه درخواست شما ثبت نشد مراحل را از ابتدا انجام دهید برخی از اوقات سامانه ارتباطی پویا با نرم افزار تعمیر و نگهداری دچار اختلال میگردد و نیاز است در زمانی دیگر نسبت به ثبت درخواست اقدام نمایید.)
• در اینجا لازم به ذکر است که همکاران محترم برای هر کار تاسیساتی یک درخواست جداگانه ثبت کنند و از ثبت چندین کار متفاوت در یک درخواست خودداری کنند .
• پس از ثبت موفقیت آمیز درخواست شما ، درخواست مورد نظر به صورت زیر در لیست ظاهر میشود:

• در این مرحل می‌توانید با فشار دادن کلید حذف نسبت به حذف درخواست خود اقدام نمایید.بعد از زمان یک روز کاری وضعیت درخواست شما به شکل مورد دوم تغییر کرده و امکان حذف آن دیگر ممکن نیست. با زدن کلید مشاهده میتوانید از وضعیت درخواست خود اطلاع حاصل کنید :

• در قسمت نوار پایین توضیحاتی از وضعیت شما نشان داده میشود : درخواست شده به معنی ذخیره درخواست شما در سامانه / تخصیص داده شده به معنی ارجاع کار شما به نیروی تاسیساتی مورد نظر / در انتظار قطعه به معنی اینکه کار مورد نظر نیاز به تامین قطعه دارد/ بسته شده کامل به معنی انجام کار و ثبت نهایی آن در سامانه می‌باشد/ متوقف به معنی عدم موافقت با اجرای درخواست شما می‌باشد.
• در صورتیکه بعد از سه روز کاری درخواست شما انجام نشد می‌توانید با داشتن شماره درخواست و تماس با دفتر تاسیسات (2558 ) نسبت به اطلاع از وضعیت درخواست خود اقدام نمایید. پس از انجام کار در صورت بی کیفیت بودن آن یا عدم انجام آن پس از یک هفته می‌توانید تایید یا عدم تایید انجام کار خود را (کادر آبی رنگ در جلوی درخواست) را ثبت نمایید تا درخواست شما مجددا در لیست کارهای اجرایی قرار گیرد.

ممنون از توضیحات جامع شما، در پایان سخن، اگر درخواستی از کارکنان محترم دانشگاه کاشان دارید بفرمائید؛

• در پایان از تمامی کارکنان درخواست داریم .برای انجام امور تعمیراتی و تاسیساتی معمول از سامانه پویا استفاده کرده و از ثبت درخواست به صورت نامه خودداری کنند .این کار باعث می‌شود گزارش های نرم افزار و تحلیل های آن دقیقتر و منطبق با واقعیت و حجم کار موجود باشد. فقط در مورد کارهای جدید و تغییرات زیاد که نیاز به تغییر کاربری / تغییر مکان درب-دیوار و... / تعمیرات اساسی و گسترده دارد نسبت به صدور نامه اقدام نمایند .بدون شک این سامانه خالی از مشکل نیست و در این مدت کوتاه با بودجه محدود سعی شده است روز به رزو بهتر شده و پاسخگوی نیازهای دانشگاه باشد، به هر حال دفتر فنی دانشگاه از هر پیشنهاد و انتقادی نسبت به این سامانه استقبال میکند ، ما را از نظرات خود بهرمند سازید.